Кейс: оптимизация организационной структуры и повышение операционной эффективности для PRELOVED CLUB

PRELOVED CLUB — люксовый ресейл-маркетплейс клубного формата. Более 10 лет компания помогает находить, покупать и продавать изделия высоких брендов по всему миру, сохраняя стандарты качества, эксклюзивности и персонального сервиса.

Почему возникла необходимость в помощи

Компания развивалась как растущий бизнес с высокой долей ручных процессов и вовлечённости ключевых сотрудников в операционные задачи. По мере роста нагрузки внутри команды начали проявляться типичные проблемы организационного развития: размытые зоны ответственности, дублирование функций и отвлечение руководителей и профильных специалистов на административную рутину. Для анализа текущей структуры, выявления «узких мест» и выработки решений PRELOVED CLUB обратилась в КСК ЭКСПЕРТ

Задача

Провести HR-аудит действующей штатной структуры, выявить дублирующиеся и неэффективно распределённые функции, предложить новую организационную модель, обновить должностные инструкции и закрыть новую вакансию в соответствии с утверждённой структурой.

Что сделано

• Проведена серия глубинных интервью с руководителями и ключевыми сотрудниками компании.
• Проанализирована текущая штатная структура и фактическое распределение задач внутри команды.
• Выявлены дублирующиеся административные функции, которые выполнялись разными сотрудниками параллельно.
• Предложена новая организационная модель с выделением отдельной позиции администратора.
• Разработан пакет актуальных должностных инструкций с описанием зон ответственности, требований и KPI.
• Организован поиск кандидата на новую позицию администратора с учётом специфики сегмента luxury.

HR-аудит и анализ штатной структуры

Для погружения в процессы компании эксперты КСК ЭКСПЕРТ провели интервью в онлайн-формате. В аудите приняли участие генеральный директор, исполнительный директор, руководитель отдела по работе с поставщиками, руководитель направления, а также представители творческой группы — фотографы и контент-менеджер.

По итогам анализа была выявлена ключевая проблема: значительная часть рутинных и административных функций дублировалась разными членами команды. Это приводило к потере времени руководителей и высококвалифицированных специалистов на непрофильные задачи и снижало общую операционную эффективность.

Проектирование новой структуры

Команда КСК ЭКСПЕРТ предложила реорганизовать штатное расписание и выделить дублирующиеся административные функции в отдельную роль — администратора. Это позволило централизовать операционные задачи, разгрузить руководителей и творческих специалистов, а также создать «единое окно» для решения внутренних организационных вопросов.

Рекрутмент

После утверждения новой структуры была поставлена задача найти специалиста на созданную позицию администратора. При подборе учитывались не только профессиональные компетенции кандидата, но и специфика работы в сегменте luxury: системность, аккуратность в коммуникации, умение работать с потоком задач и соответствие клубной культуре PRELOVED CLUB.

Результаты

• Оптимизирована организационная структура компании.
• Сформирована прозрачная модель распределения задач и подчинения.
• Снижена административная нагрузка на руководителей и профильных специалистов.
• Разработаны должностные инструкции с чёткими зонами ответственности и KPI.
• Создана и закрыта новая позиция администратора.
• Повышена скорость внутренних процессов и качество операционного взаимодействия.

Итог

КСК ЭКСПЕРТ помог PRELOVED CLUB перейти от неформально сложившейся структуры растущего бизнеса к более прозрачной и управляемой организационной модели. За счёт выделения административных функций в отдельную роль команда клиента смогла сфокусироваться на профильных задачах: работе с клиентами, поставщиками, контентом и качеством сервиса. Это позволило повысить операционную эффективность компании и создать основу для дальнейшего масштабирования.

Рабочая группа: HR-аудит, проектирование организационной структуры, разработка должностных инструкций и подбор персонала — команда КСК ЭКСПЕРТ.